15. desember 2014 er det ekstraordinært årsmøte i Vestmarka Samfunnshus AL. På ordinært årsmøte ble andelslaget vedtatt avviklet, men for at vedtaket skal være gyldig må det gjentas i ekstraordinært årsmøte. Alle andelseiere inviteres til møtet som holdes i Samfunnshuset kl 19.
Samme kveld, samme sted kl 19.45 er det stiftelsesmøte for «arvtakeren», Interesseforeningen for Vestmarka Samfunnshus. Dette møtet er åpent for alle interesserte. Vi endrer selskapsform slik at den tilpasses det som er godkjent i dag. Slik får vi registrert organisasjonen i Enhetsregistret, vi får et organisasjonsnummer og vi kan for eksempel opprette en bankkonto.
Har du spørsmål så ta kontakt med styreleder Trond Rapstad, tlf.nr 62 83 93 55.
Utkast til vedtekter for Interesseforeningen for Vestmarka Samfunnshus (IVS)
§ 1 Formål/Selskapsform
Interesseforeningen for Vestmarka Samfunnshus, heretter benevnt IVS har som formål å drifte Vestmarka Samfunnshus i henhold til inngått driftsavtale med huseier, Eidskog kommune. IVS er registrert i Brønnøysund med organisasjonsnr xxxxxxxxxx
§ 2 Juridisk person og prokura
IVS er en selveiende og frittstående juridisk person med upersonlig og begrenset ansvar for gjeld.
Leder og nestleder sammen forplikter IVS med sine underskrifter. Leder og kasserer disponerer IVS’s bankkonti.
§ 3 Medlemskap
Alle, enkeltpersoner og organisasjoner kan bli medlemmer. Medlemmene kan bidra med gaver, dugnadsinnsats eller på andre måter. Tidligere andelshavere i Vestmarka Samfunnshus er automatisk medlemmer av IVS. Nye medlemmer må melde seg aktivt inn, og betaler en kontingent, og er valgbare til tillitsverv i IVS. Hvert medlem har en stemme, uavhengig av tidligere andeler. Utmelding må skje skriftlig.
§ 4 Årsmøte
Årsmøtet er IVS’s høyeste myndighet, og skal holdes innen utgangen av februar hvert år. Styret innkaller til årsmøte med minst 3 ukers varsel, i dertil egnet medium. Forslag som ønskes behandlet på årsmøtet må være innsendt til styret minst 5 uker for årsmøtet. Dokumenter til årsmøtet bekjentgjøres på dertil egnet medium.
Alle medlemmer har møte-, tale- og stemmerett. Det er ikke anledning til å la seg representere ved fullmakt. Årsmøtet er vedtaksført med det antall stemmeberettigede medlemmer som møter. Årsmøtet kan bare behandle saker som står på dagsorden. Vedtak i årsmøtet gjøres med vanlig flertall ved stemmegivning.
Valg skal foregå skriftlig dersom noen forlanger det. Er det stemmelikhet ved valg avgjøres valget ved loddtrekning.
Årsmøtet skal ledes av en valgt møteleder. Møtelederen behøver ikke være medlem av laget.
Sakliste for årsmøtet:
- Godkjenning av innkalling og sakliste
- Valg av møteleder og møtesekretær.
- Behandling av styrets årsmelding – medlemsliste
- Behandling av revidert regnskap – eiendelsliste
- Vurdering av utleievilkårene
- Innkomne forslag
- Budsjett, utleiesatser, medlemsavgift
- Godtgjørelser
- Valg: Leder for 1 år, 4 styremedlemmer for 2 år, hvorav 2 er valgt av hver av de største brukerne *), 2 varamedlemmer for 1 år, 1 revisorer og 1 vararevisor for 2 år, 2 medlemmer til Valgkomite for 1 år
§ 5 Ekstraordinært årsmøte
Ekstraordinært årsmøte skal holdes når styret eller minst 1/3 av medlemmene krever det. Det innkalles på samme måte som vanlig årsmøte. Ekstraordinært årsmøte kan bare behandle og ta avgjørelse i de sakene som står i innkallinga.
§ 6 Styret
Styret består av leder og 4 styremedlemmer, og konstituerer seg selv med nestleder, sekretær, kasserer og ett styremedlem. 2 av de største brukerne av samfunnshuset, velger hver en representant til styret.
Styret leder lagets arbeid, og er lagets høyeste myndighet mellom årsmøtene.
Styret skal drifte Vestmarka Samfunnshus i.h.t driftsavtalen med Eidskog kommune.
Styret holder møte når leder eller et flertall av styremedlemmene forlanger det, men minst 2 ganger pr år.
Styret er vedtaksført når et flertall av styrets medlemmer er til stede. Vedtak fattes med alminnelig flertall. Ved stemmelikhet avgjør leders stemme.
Eidskog kommune som huseier kan oppnevne en observatør med talerett, som innkalles til alle styremøter.
Styret kan utpeke en utleieansvarlig.
§ 7 Godtgjørelse til tillitsvalgte og andre
Tillitsvalgte skal i utgangspunktet ikke motta godtgjørelse for sine verv. Årsmøtet kan vedta at utleieansvarlig får en årlig etterskuddsvis godtgjørelse for sitt arbeid, og fatter også vedtak om godtgjørelsens størrelse.
§ 8 Vedtektsendring
Vedtektsendringer kan skje på ordinært eller ekstraordinært årsmøte. Forslag til vedtektsendring må stå på innkallinga, og godkjenning krever 2/3 flertall blant de frammøtte stemmeberettigede.
§ 9 Oppløsning
Forslag om oppløsning av IVS skal behandles i to omganger. Forslaget må først behandles på ordinært årsmøte, der det har stått på innkallinga. Dersom forslaget får minst 2/3 flertall blant de frammøtte stemmeberettigede, innkalles det til ekstraordinært årsmøte 3 måneder senere, som gjør endelig vedtak.
Sammenslåing med andre foreninger anses ikke som oppløsning. Vedtak om sammenslåing og nødvendige vedtektsendringer skal skje etter samme prosedyre som vanlige vedtektsendringer.
Gjenværende midler ved oppløsning skal enten overdras til nytt driftsselskap, eller, dersom virksomheten legges helt ned, gå til allmennyttige formål på Vestmarka. Det avsluttende årsmøtet bestemmer hva midlene skal gå til.