§ 1. Navn
1.1. Organisasjonens navn er Vestmarka Grendelag
§ 2. Formål og virkemidler
2.1. Vestmarka Grendelag er et samarbeidsforum for organisasjoner på Vestmarka. VG har bolyst og utvikling på Vestmarka som mål.
Gjennom sitt medlemskap danner organisasjonene et nettverk hvor målet er utveksling av erfaring og kunnskap, samarbeid og koordinering av aktiviteter.
Vestmarka Grendelag skal ivareta stedets interesser som et hørings- og samarbeidsorgan overfor kommunen og andre offentlige myndigheter.
§ 3. Juridisk person
3.1. Vestmarka Grendelag er en selveiende og frittstående juridisk person med upersonlig og begrenset ansvar for gjeld.
§ 4. Medlemskap
4.1. Alle ikke-kommersielle organisasjoner på Vestmarka kan bli medlem, forutsatt styrets godkjennelse. VG skal være partipolitisk uavhengig. Partier eller partilag kan ikke oppnevne egne representanter til grendelaget. Derimot kan alle partier representert i kommunestyret delta med en observatør i styre- og årsmøte med talerett, men ikke forslags- og stemmerett.
4.2. Medlemsorganisasjonene oppnevner sin representant og vararepresentant til styret i Vestmarka Grendelag. Valgene skjer på VGs årsmøte. Representantene velges for ett år om gangen. Sammen utgjør de styret i VG. I tillegg kommer styreleder og nestleder. Styreleder og nestleder velges på årsmøtet og skal ikke representere noen organisasjon. Leder og nestleder velges for ett år av gangen.
§ 5. Kontingent
5.1 Årsmøtet kan vedta årskontingent for å være medlem i VG.
§ 6. Årsmøte
6.1. Vestmarka Grendelags øverste myndighet er årsmøtet. Ordinært årsmøte holdes innen utgangen av mars måned hvert år. Tid og sted bestemmes av styret.
Forslag til årsmøtesaker må være sendt styret innen 10. januar. Innkallingen skal angi de saker som skal behandles på årsmøtet. Årsmøtet kan bare fatte vedtak i de saker som er satt opp på innkallingen.
6.2. Alle fastboende, eiere av fritidsboliger og næringsdrivende på Vestmarka har adgang til årsmøtet og har forslags- og stemmerett i kraft av egen person. Det forutsetter medlemskap i en av VGs organisasjoner.
6.3. Obligatoriske saker på årsmøtet:
- Godkjenning av innkalling
- Opptelling av stemmeberettigete
- Valg av møteleder
- Valg av referent
- Valg av to personer til å underskrive protokollen sammen med møteleder
- Årsmelding
- Revisorbekreftet regnskap
- Arbeidsplan for nytt år og budsjett.
- Innkomne forslag
- Valg av:
-leder
-nestleder
-styremedlemmer med vararepresentanter fra hver av medlemsorganisasjonene
-valgkomité på tre medlemmer
-en revisor med varaperson
6.4. Det skal kalles inn til årsmøtet med mål om å nå flest mulig i målgruppen nevnt i § 6.2. Eksempel er bruk av VGs medlemsorganisasjoner, egen nettside, facebookgruppe, sms, e-post eller andre effektive, billige metoder.
6.5. Årsmøteprotokollen gjøres tilgjengelig.
6.6. Årsmøtets beslutninger fattes med alminnelig flertall hvis ikke vedtektene bestemmer noe annet.
6.7. Revisor og valgkomiteen rapporterer direkte til årsmøtet.
§ 7. Ekstraordinært årsmøte
7.1. Ekstraordinært årsmøte kan innkalles av styret, eller når minst 1/3 av medlemsorganisasjonene krever det. Innkalling skal skje slik som beskrevet i § 6.4 Innkalling skal skje med minst 1 mnd varsel. Kun saker som er oppsatt på innkallingen kan behandles.
§ 8. Styret
8.1. Vestmarka Grendelag ledes av et styre som er øverste myndighet mellom årsmøtene. Leder og nestleder velges på årsmøtet, forøvrig konstituerer styret seg selv. Varamedlemmene kan møte på samtlige styremøter. Varamedlemmer har tale- og forslagsrett, men ikke stemmerett.
8.2. Dagsorden med ev. vedlegg sendes ut på forhånd, slik at styrets medlemmer har rimelig tid til å forberede seg. Styrets vedtak skal protokolleres, likeså alle dissenser som forlanges protokollert. Møtereferat skal godkjennes på neste styremøte.
8.3. Referater fra alle styremøter og årsmøte i Vestmarka Grendelag skal gjøres tilgjengelige for medlemmene. Referat kan også sendes til andre interesserte som retter forespørsel til styreleder, ev. via post@vestmarka.info.
8.4. Styret er beslutningsdyktig når 1/3 av styremedlemmene er til stede. Styrebeslutninger krever alminnelig flertall.
8.5. Regnskapsåret går fra 1/1—31/12
8.6. Det praktiseres ikke noen form for honorar til styret.
§ 9. Vedtektsendringer
9.1. Vedtektsendringer krever 2/3 flertall og må vedtas på ordinært eller ekstraordinært årsmøte. Endringer trer i kraft umiddelbart.
§ 10. Oppløsning
10.1 Oppløsning av Vestmarka Grendelag kan bare behandles på ordinært årsmøte. Blir oppløsning vedtatt med minst 2/3 flertall, innkalles ekstraordinært årsmøte 3 måneder senere. For at oppløsning skal skje, må vedtaket gjentas med 2/3 flertall.
10.2 Vestmarka Grendelags formue skal etter oppløsning og gjeldsavleggelse tilfalle det formål Vestmarka Grendelag arbeider for å fremme. Ingen medlemmer har krav på organisasjonens midler eller andel av disse.